Erklärung / Mehrwert
Reisende aus Nicht-EU-Ländern können sich die Mehrwertsteuer auf ihren Einkauf erstatten lassen. Dafür wird an der Kasse ein Tax-Free-Formular von Global Blue ausgestellt, dass der Reisende bei der Ausreise vom Zoll abstempeln lässt.
Mit der Anbindung IC2 Integra läuft dieser Vorgang vollständig aus dem Bon heraus: Der Kassierer aktiviert Tax Free am Bon, beim Abschluss öffnet sich die Oberfläche von Global Blue als Overlay über der Kassenoberfläche, der Reisende erfasst seine Daten dort selbst und POSMAN druckt anschließend das fertige Formular. Kaufbetrag, Steuersätze und Artikeldaten kommen direkt aus dem Bon und müssen nicht erneut eingegeben werden.
Bisher war dafür ein eigenes Global-Blue-Programm auf der Kasse nötig, in dem der Kassierer parallel gearbeitet hat. Diese lokale Installation entfällt, da die neue Anbindung über unser WebUI aufgerufen wird.
Voraussetzungen
● Die Anbindung wurde durch einen Administrator oder poe vorgenommen.
● Am Kassenlayout ist eine Taste für Tax Free belegt. Die Beschriftung legt Ihr Layout fest. In diesem Kapitel heißt sie „GB OptIn".
● Die Verbindung zu Global Blue steht. Ohne sie lässt sich kein Tax-Free-Vorgang starten.
Dokumentation
Tax Free für einen Bon aktivieren
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Erfassen Sie die Artikel wie gewohnt.
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Drücken Sie „GB OptIn" oder scannen Sie die Global-Blue-Karte des Reisenden.
Die Aktivierung erfolgt ohne Rückfrage. Solange sie für den Bon aktiv ist, ist die Taste gesperrt. Nach dem Bon-Ende, einem Widerruf oder dem Abschluss ist sie wieder frei.
Ist das Land des Reisenden bekannt, verbessert das die Prüfung. Melden Sie den Kunden an oder wählen Sie das Land über die Landauswahl am Bon, im Beispiel „Landeingabe". Eine Landauswahl am Bon hat Vorrang vor dem Land des angemeldeten Kunden.
Je nach Einrichtung der POSMAN Kassenoberfläche: Status am Bon lesen
Nach der Aktivierung zeigt die Kassenoberfläche den laufenden Zustand an: ob der Bon den Mindestbetrag erreicht, ob das Land des Reisenden bekannt ist und ob Tax Free beim Abschluss versucht wird. Der Status aktualisiert sich bei jeder Summenänderung. Wird Tax Free für den Bon widerrufen, bleibt die Begründung bis zum Bon-Ende stehen.
Je nach Einrichtung erscheinen die Meldungen zusätzlich als Dialogbox. Fehlermeldungen, die den Abschluss blockieren, erscheinen immer als Dialogbox.
Je nach Einrichtung der POSMAN-Kassenoberfläche: Reisenden-Kennung erfassen
Über die Taste für die Reisenden-Kennung erfassen Sie die Global-Blue-Karte, die Reisepassnummer oder die Handynummer des Reisenden als Freitext. Die Global-Blue-Oberfläche startet dann direkt auf dem Profil des Reisenden und er muss weniger selbst eingeben. Der Schritt ist optional.
Bon abschließen und Formular ausstellen
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Schließen Sie den Bon wie gewohnt ab.
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Die Oberfläche von Global Blue öffnet sich als Overlay über der Kassenoberfläche.
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Übergeben Sie dem Reisenden die Eingabe. Er erfasst seine Daten selbst: Global-Blue-Nummer, Reisepassnummer, Ausstellungsland, Name und Kontaktinformationen. Verfügt die Kasse über eine geeignete Kamera und ist die Funktion freigeschaltet, kann er den Reisepass einscannen.
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Der Reisende wählt die Erstattungsart, im Beispiel „FLEX REFUND" oder „FAST FULL REFUND", und die Zahlungsweise, „PAYMENT CARD" oder „CASH". Bei Erstattung auf eine Karte gibt er zusätzlich die Kartendaten ein.
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Zum Abschluss klickt er auf „AUSSTELLEN".
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POSMAN druckt das Tax-Free-Formular automatisch, je nach Einrichtung auf dem Bondrucker oder als A4-Ausdruck. Wählt der Reisende die papierlose Ausstellung, wird nichts gedruckt: Er erhält das Formular per Mail oder SMS. Das ist kein Fehler.
Hinweis: Die Schaltfläche „Tax Free abbrechen" am unteren Rand des Overlays ist in den ersten 30 Sekunden nach dem Start der Ausstellung gesperrt.
Formular nachdrucken
Über die Taste für den Nachdruck drucken Sie das zuletzt an dieser Kasse ausgestellte Formular erneut. Die Dokumentnummer ändert sich dabei nicht. Der Vorgang endet immer mit einer Erfolgs- oder Fehlermeldung.
Global Blue für den letzten Bon nachholen
Hat der Reisende erst nach dem Bon-Abschluss nach Tax Free gefragt, holen Sie den Vorgang über die Taste für den letzten Bon nach, im Beispiel „GlobalBlue letzte Beleg". Über „GlobalBlue Auswahl" wählen Sie stattdessen einen Bon aus einem Browser aus, der alle Bons der eigenen Kasse seit dem letzten Tagesabschluss zeigt.
Voraussetzung: Es darf kein Kassiervorgang offen sein, sonst wird die Funktion abgewiesen.
Je nach Stand des Bons bei Global Blue reagiert die Kasse unterschiedlich:
● Für den Bon liegt bereits ein Formular vor: Die Kasse bietet den Nachdruck an, alternativ die Stornierung. Bei der Stornierung erhält der Bon einen Storno-Vermerk.
● Das Formular ist bereits storniert: Die Kasse zeigt einen Hinweis.
● Für den Bon liegt kein Formular vor: Die Kasse fragt nach und stellt das Formular über den regulären Ablauf nachträglich aus. Ein am Bon gewähltes Land oder das Land des angemeldeten Kunden wird übernommen.
● Der Stand lässt sich nicht automatisch bestimmen: Die Kasse warnt und stellt nichts aus. Prüfen Sie den Vorgang in diesem Fall direkt bei Global Blue.
Bon stornieren
Wird ein Bon storniert, für den ein Tax-Free-Formular ausgestellt wurde, storniert POSMAN das Formular automatisch bei Global Blue. Ist ein Formular möglich, aber keine Dokumentnummer bekannt, erscheint der Hinweis, den Vorgang manuell bei Global Blue zu prüfen.
Auswirkung
Nach der Ausstellung
● erhält der Reisende das Tax-Free-Formular als Ausdruck oder bei papierloser Ausstellung, per Mail beziehungsweise SMS.
● bleibt die Dokumentnummer bei einem Nachdruck unverändert.
● wird das Formular bei einem Bon-Storno automatisch mit storniert.
Je Verkaufsbeleg wird genau ein Tax-Free-Formular ausgestellt. Mehrere Belege lassen sich nicht zu einem Formular zusammenfassen.