Erklärung / Mehrwert
Mit der Funktion „Automatischer E-Rechnungsversand“ können Rechnungen sowie Lieferscheine digital versendet und alle Versandvorgänge zentral protokolliert werden.
Zusätzlich unterstützt das System die Erstellung von ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen, welche automatisch als XML-Datei in das PDF eingebettet werden.
Die Funktion eignet sich insbesondere für:
· automatisierten Rechnungsversand per E-Mail
· revisionssichere Versandprotokolle
· Versand von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format
· Nachverfolgung von Versandfehlern
· papierlose Rechnungsprozesse
Dokumentation
Übersicht Dokumentenversand
Die Übersicht aller Versandvorgänge befindet sich unter Vorgänge → Information → Dokumentenversand.
Dort werden alle versendeten
· Rechnungen und
· Lieferscheine
zentral protokolliert.
Versandübersicht verwenden
In der Listenansicht können alle Versandvorgänge eingesehen werden.
Angezeigt werden unter anderem:
· Belegart
· Belegnummer
· Versanddatum
· Empfänger
· Versandstatus
· Fehlermeldungen
Zusätzlich stehen Filter zur Verfügung, beispielsweise für
· Rechnung oder Lieferschein,
· erfolgreiche oder fehlerhafte Sendungen und
· Datumsbereiche.
Beleg direkt öffnen
Über einen Rechtsklick auf einen Eintrag kann der zugehörige Beleg direkt geöffnet werden.
Je nach Belegart wird automatisch
· die Rechnungsdetailseite oder
· die Lieferscheindetailseite
geöffnet.
Versandhistorie im Beleg
Auf Rechnungen und Lieferscheinen steht zusätzlich der Tab „Dokumentenversand“
zur Verfügung. Dort werden alle Versandvorgänge des jeweiligen Belegs angezeigt.
Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar
· wann ein Dokument versendet wurde,
· an wen es gesendet wurde und
· ob der Versand erfolgreich war.
Rechnung per E-Mail versenden
Über die Rechnungsdetailseite kann eine Rechnung direkt per E-Mail versendet werden.
Hierzu:
-
Rechnung öffnen
-
Button „E-Mail“ auswählen
-
Empfänger und Nachricht prüfen
-
Versand starten
Beim Versand wird automatisch ein PDF erzeugt und versendet.
Erneuter Versand als Kopie
Wurde eine Rechnung bereits versendet, erkennt das System dies automatisch.
Beim erneuten Versand:
· wird ein Hinweis angezeigt
· wird das Dokument automatisch als „Kopie“ markiert
Dadurch bleiben Mehrfachversendungen nachvollziehbar.
Automatische Erstellung von E-Rechnungen
Ist die Funktion aktiviert, wird beim Rechnungsdruck automatisch eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung erzeugt.
Dabei wird
· ein XML-Dokument erstellt und
· die XML-Datei direkt in das PDF eingebettet.
Das Ergebnis ist eine vollwertige E-Rechnung im PDF-Format.
E-Rechnung aktivieren
Damit automatisch E-Rechnungen erzeugt werden, muss der Parameter ERECHNUNGXMLANPDFANHAENGEN aktiviert werden.
Nach Aktivierung wird bei Rechnungsdrucken automatisch die XML-Datei eingebettet.
Voraussetzungen für E-Rechnungen
Damit eine vollständige E-Rechnung erstellt werden kann, müssen folgende Stammdaten gepflegt sein:
Kunde
Der Kunde benötigt:
· eine vollständige Adresse
· mindestens eine Haupt- oder Rechnungsadresse
Filiale
Für die verwendete Filiale muss eine vollständige Adresse hinterlegt sein.
Zahlungsziele
Es muss mindestens ein Zahlungsziel eingerichtet sein.
Dabei können beispielsweise gepflegt werden:
· Skonto
· Nettotage
· Zahlungsfristen
Einheiten
Verwendete Einheiten müssen eine internationale Handelseinheit (UNECE-Code) besitzen.
Zahlungsziel in Rechnungen verwenden
Das gewünschte Zahlungsziel kann direkt in der Rechnung ausgewählt werden.
Dadurch werden
· Zahlungsfristen,
· Skontoangaben und
· Zahlungsbedingungen
automatisch in die E-Rechnung übernommen.
