Erklärung / Mehrwert
Die Eingangsrechnungen dienen dazu, die Verbindlichkeiten zu erfassen, die mein Unternehmen gegenüber den Lieferanten hat. Die Eingangsrechnungen können dafür erfasst und verbucht werden. Nach erfolgreichem Verbuchen gehen die Eingangsrechnungen über die Schnittstellen in die Finanzbuchhaltung über, sofern dies eingerichtet und konfiguriert ist.
Dokumentation
Übersicht der Eingangsrechnungen
Die Liste der Eingangsrechnungen ist im Menübaum "Vorgänge" (grüner Einkaufswagen) unter dem Oberpunkt "Einkauf" zu finden. Mit einem Klick auf den Menüpunkt gelangt der Benutzer in die Liste der erstellten Eingangsrechnungen.
In dieser Liste gibt es 2 Filter für die Suche nach einer bestimmten Eingangsrechnung oder einem Lieferanten. Um eine neue Eingangsrechnung anzulegen, muss der Benutzer einen Lieferanten auswählen.
Detailansicht einer Eingangsrechnung
Wenn der Benutzer eine neue Eingangsrechnung anlegt oder per Rechts-Klick öffnet, gelangt er in die Detail-Ansicht.
1 – Funktionen
2 – Main / Detailinformationen
3 – Lieferanten-informationen
4 – Übersicht Positionen
Position neu anlegen
Zum Anlegen einer neuen Position klickt der Benutzer auf den Button "Neue Position hinzufügen" und gelangt in die Positionsmaske, die analog zu den anderen Vorgängen gehalten ist. Positionen können aus Wareneingänge, Bestellbestätigungen oder Lieferanten-Reklamationen übernommen werden.
Nach der Suche nach einem Artikel werden die wichtigsten Informationen angezeigt. Der Benutzer kann nun die Preise, Menge und ggf. auch Rabatte pflegen. Es ist allerdings nur möglich, Artikel zu suchen, die als "nichtbestandsgeführt“ markiert sind. Alle bestandsgeführten Artikel müssen durch die Übernahme von Wareneingangspositionen zur Eingangsrechnung hinzugefügt werden. Dies ist so umgesetzt worden, weil die Eingangsrechnungen keine Bestandsveränderungen durchführen und die Bestände im System dadurch nicht korrekt wären.
Belastungsanzeige
Wenn der Benutzer die Eingangsrechnung verbucht, wird diese geprüft und, wenn z.B. die Summe der Positionen nicht mit dem eingegebenen Gesamtbetrag übereinstimmt, die Belastungsanzeige eingeblendet. Diese erscheint z.B. auch, wenn es Abweichungen bzgl. der Mehrwertsteuer gibt.
Der Benutzer kann die Rechnung aber auch so verbuchen, wie er sie eingegeben hat. Dazu gibt er dann eine Bemerkung ein oder wählt einen Grund (Typ "Belastungsanzeige") aus.
Erweiterungen
Neues Feld "Rabatt" wird anhand der Rechnung ausgefüllt:
Nach der Eingabe von Rechnungs- und Mwst.-Betrag wird der Differenzbetrag beim Verbuchen angezeigt, falls die Beiträge nicht stimmen.
Falls die Beiträge stimmen, wird der Vorgang verbucht, ohne den Differenzbetrag anzuzeigen.
Stornieren von Eingangsrechnungen
Im TRADEMAN ist es ebenfalls möglich, verbuchte Eingangsrechnungen wieder zu stornieren. Hierzu muss im Vorfeld unter der Benutzer- Rollenkonfiguration der Menüpunkt "Eingangsrechnungen stornieren" freigeschaltet sein. Danach erscheint bei verbuchten Eingangsrechnung der rote Button "Eingangsrechnung stornieren". Dieser führt zur Stornierung der jeweiligen Eingangsrechnung. Dabei wird auch der jeweils zugeordnete Wareneingang wieder zurückgesetzt.
