Tresor

Buchen

Mit der Funktion sollen Fehlbuchungen vermieden werden. Der TRADEMAN bietet die Möglichkeit, Geld in einen Tresor einzulegen und dieses wieder zu entnehmen. Bei jeder Einlage bzw. Entnahme wird ein Grund und ggf. ein zusätzlicher Buchungstext erfasst.

Offene Buchungen

In der Ansicht "Tresorbuchungen" wird dem Benutzer eine Übersicht von "Offenen Buchungen" angezeigt.

Es gibt zwei Arten von offenen Buchungen:

1. Wird an einer Kasse eine Abschöpfung durchgeführt, wird hieraus eine offene Buchung erstellt.

2. Soll Geld von einem Tresor einer Filiale in einen anderen Tresor derselben Filiale umgebucht werden, wird eine offene Buchung erstellt.

Verbuchung

1. Als Erstes muss ein Ziel-Tresor aus der Kopfzeile gewählt werden. Dies geschieht über die Auswahl-Box oberhalb der Tabelle.

2. Wurde ein Tresor ausgewählt, kann der Benutzer alle gewünschten offenen Buchungen selektieren und um einen Grund sowie eine Bemerkung ergänzen, bevor auf den gewählten Tresor gebucht wird. Das (De)Selektieren ist mit einem Rechtsklick auf die Zeile möglich.

3. Sobald die offenen Buchungen durch Speichern abgeschlossen wurden, sind diese nicht mehr in der Tabelle sichtbar. Die Transaktion war somit erfolgreich.

Neue Buchungen

Über den Button "Neue Buchung" kann der Benutzer eine neue Tresorbuchung durch den TRADEMAN initiieren.

1. über die Auswahl-Box einen der angelegten Tresore wählen

2. eingehender / ausgehender Betrag

3. Grund für die Buchung (werden vorher hinterlegt)

4. freier Text

5. Buchung wird ausgeführt / gespeichert

Zu beachten: Abgeschlossene (offene) und neue Buchungen können nicht rückgängig gemacht oder gelöscht werden. Durch die Zusatzfunktion, die beim Grund "Korrektur" möglich ist, können Tresor-Salden bearbeitet werden.

Hinweis: Wenn eine Buchung von einem Tresor zu einem anderen Tresor gebucht werden soll, wird beim erfolgreichen Speichern vom System eine offene Buchung erstellt. Diese kann anschließend auf der vorherigen Oberfläche einem Tresor zugewiesen werden. Sollte als Grund eine Korrektur angegeben sein, ist dies nicht nötig, da die Buchung direkt auf den Tresor ausgeführt wird.

Verwalten

Als Benutzer können Sie über den TRADEMAN einen oder mehrere Tresore pro Filiale verwalten, damit der Bargeldbestand der Filialen revisionssicher nachvollziehbar ist. Mit der Tresorverwaltung wird dem Benutzer die Möglichkeit geboten, eine Übersicht aller angelegten Tresore zu erhalten. Gleichzeitig besteht auch die Möglichkeit, neue Tresore anzulegen.

Tresor-Instanzen verwalten

In der Ansicht "Tresorverwaltung" wird dem Benutzer eine Übersicht der "Tresor-Instanzen" angezeigt.

Die Tabelle listet alle Tresore der aktuell ausgewählten Filiale auf und basiert auf dem Tabellen-Standard des TRADEMAN. Mit einem Rechtsklick auf eine Tabellenzeile kann jeder Eintrag im Detail angezeigt werden, hier ist dann die Buchungshistorie des Tresors zu sehen.

Ansicht beim Öffnen des Menüpunkts:

Tresorverlauf anzeigen

Öffnet der Benutzer die Detailansicht eines Tresors, kann er sich eine Auslistung aller Buchungen anzeigen lassen. Durch einen Klick auf den Button "Bearbeiten" können auch die Basisdaten des Tresors bearbeitet werden. 

1. Mit einem Rechtsklick auf eine Buchung erscheinen verschiedene Buttons. Eine Buchung kann zum Beispiel über den Button "drucken" gedruckt werden. Hierfür ist die Beleg-Nr. entscheidend.

2. Darüber hinaus kann eine neu angelegte Ausgabe durch den Button "Ausgabepositionen" genau aufgeschlüsselt werden, zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine Auslage erhält und damit verschiedene Materialeinkäufe tätigt.  

 Ausgabepositionen aufschlüsseln

Der Benutzer hat zudem die Möglichkeit, eine Tresor-Buchung mit einem Ausgabegrund in weitere Ausgabebuchungen aufzuschlüsseln.

Achtung: Dieser Vorgang ist pro Buchung nur einmal möglich und für den Ausgabegrund muss auch ein passender Einnahmegrund angelegt sein.

als Erstes wird der angemeldete Benutzer automatisch als Mitarbeiter ausgewählt, das kann noch korrigiert werden.

Über den grünen Button „Positionen“ können weitere Buchungen hinzugefügt werden. Hierbei ist zu beachten, dass für jede Position ein Grund ausgewählt werden muss. Die Summe der Beträge kann den Betrag der Ausgabe-Buchung übersteigen oder auch gleich 0 sein.

über den Button „Datei-Auswahl“ kann der Buchung ein Beleg hinzugefügt werden, der im Belegarchiv (hierfür wird eine Lizenz benötigt) hinterlegt ist. Das Hochladen von Anhängen ist optional.  

Neuen Tresor anlegen

1. Mit einem Klick auf "Neu" kann der Benutzer einen neuen Tresor anlegen.

2. Das Formular verfügt über sieben Eingabe-Möglichkeiten, von denen drei nicht bearbeitet werden können. Die Felder "ID", "Filiale" und "Saldo" werden vom System gesetzt.

3. Das Saldo kann später über Buchungen beeinflusst werden.

4. Die vier weiteren Felder, die der Benutzer bearbeiten kann, sind "Bezeichnung", "Kürzel", "Inaktive" und "Konto".

5. Durch das Setzten der Tresor-Attribute "Inaktive" auf ja (grüner Haken) wird ein Tresor deaktiviert. Der Geldtransfer an deaktivierten Tresoren ist nicht möglich und wird vom System verhindert.

6. Wenn alle Eingaben vollständig sind, bestätigt der Benutzer mit „Speichern“ und der Tresor wird angelegt.